Научный отчет – это основной документ, представляющий результаты проведения археологических полевых работ в соответствии с выданным разрешением (открытым листом), который подлежит передачи в государственный архивный фонд, а в частности – в архивный фонд Российской академии наук, как часть архивного фонда Российской Федерации. Только принятие научного отчета в архивный фонд является основанием для получения нового открытого листа на текущий полевой сезон и последующего продолжения археологических полевых работ.

Научная учетная документация – это документация, содержащая данные, включая новые данные, получаемые при каждом обследовании объекта, по каждому объекту археологического наследия, находящемуся на государственной охране. Данная документация хранится в региональных органах государственной охраны объектов культурного наследия и формирует учетные дела объектов культурного (археологического) наследия. В Новосибирской области такая документация хранится в подведомственном учреждении регионального органа - ГАУ НСО НПЦ. Научная учетная документация является основанием для государственного органа охраны объектов культурного наследия при подготовке приказов о постановке выявленных объектов археологического наследия на государственную охрану, приказов по утверждению (изменению) границ территории объектов археологического наследия и их предметов охраны, основанием для разработки мероприятий и принятию мер по сохранению объектов и т.д.

Следует отметить, что за несколько десятилетий накопился значительный объем подобной документации, поэтому силами отдела археологии ГАУ НСО НПЦ ведется работа по ее оцифровке и систематизации.